Après une période d’essai pilote puis de pré-production, ORBi est lancé en production générale avec succès. Je tiens à en féliciter les responsables qui ont accompli un travail tout-à-fait remarquable en un temps record (si on compare aux expériences similaires dans le monde).

Nous disposons à présent de plus de 1.200 références archivées sur ORBi dont près de 80% sont accompagnées d’un texte complet (un peu plus de la moitié en accès libre, l’autre moitié restant temporairement inaccessible sauf via une demande d’obtention du tiré à part par courriel). Dans les 24 heures qui ont suivi mon annonce par Intranet, plus de 110 références ont été ajoutées. Il faut ajouter à cela plus de 1.000 références en cours de dépôt… C’est donc bien parti.

Je suis convaincu que cet outil va rendre un signalé service aux chercheurs de notre institution et à la réputation de celle-ci en recherche.

Nous n’avons reçu que deux interpellations négatives, ce qui est remarquable quand on pense après tout à la charge de travail fastidieux que cela comporte, tout au moins la première fois…

La première provient de chercheurs qui se plaignent d’erreurs d’encodage. Il faut savoir que ces erreurs viennent de ceux qui encodent, évidemment, donc des chercheurs eux-mêmes. Ici, ce n’était pas le cas parce que, pour limiter la charge de travail des auteurs, notre équipe d’ORBi a pré-importé plus de 20.000 références issues de Web of Science et de Pubmed! Pour chacune de celles-ci, un appariement automatique a été opéré avec le système de répertoire de l’université, procédure qui laisse effectivement passer des erreurs dans le cas d’homonymes ou pseudo homonymes, de noms d’épouses, etc…. En automatique, il n’est évidemment pas possible d’aller plus loin. Il appartient alors à l’auteur de faire la correction avec le système de liste associée au LDAP, ce qui est très rapide.

La seconde émane d’un chercheur qui trouve la charge trop lourde. Je publie ici la réponse que je lui fais, c’est le plus simple et cela pourra servir pour tous ceux qui auraient le même avis.

« Cher Monsieur,

J’ai souhaité la mise en place d’ORBi dans un double but: l’intérêt de l’Institution (visibilité de la recherche) et celui du chercheur (visibilité de son travail). Bien sûr, on y croit ou on n’y croit pas, mais personnellement, je pense que c’est une vitrine de première importance. Le « Southampton Phenomenon » le démontre (l’université de Southampton se place parmi les mieux citées du Royaume-uni, contre toute attente, mais elle est parmi les premières à avoir créé un dépôt institutionnel).

Je suis parfaitement conscient de la surcharge de travail que ceci implique. S’il ne s’agissait que d’une promotion de l’université, j’admettrais que l’effort soit complètement à charge de cette dernière, mais je suis intimement convaincu que les premiers bénéficiaires de cette opération sont les chercheurs eux-mêmes.

Ceci dit, il est évident que nous avons en place une équipe capable de rendre bien des services. Mais en raison du nombre de chercheurs à l’ULg, il serait impossible de demander à celle-ci de faire le travail à la place des auteurs qui sont de plus mieux à même que quiconque de garantir l’exactitude de ce qu’ils rendent public. La contribution de chacun est donc demandée.

Certes, vous dites que vous envoyez « personnellement un email au premier auteur and that’s it », d’accord, c’est simple, mais ceci implique que vous soyez informé au préalable de l’existence dudit article. L’objectif ici est que l’article puisse aussi être repéré par des moteurs de recherche sur base de mots-clés et ainsi rayonner bien plus efficacement.

Dans votre secteur de recherche, PubMed permet déjà un accès à l’information que ne connaissent pas d’autres domaines de la science, il est vrai, mais le « full text » n’est pas toujours disponible, contrairement aux dépôts institutionnels. Par ailleurs, l’existence de vos articles dans PubMed rend incomparablement simple leur transfert dans ORBi. Enfin, si actuellement vous envoyez personnellement un mail aux auteurs pour obtenir copie de leurs articles, certains de ceux-ci font sans doute de même avec vous pour vos propres articles, ce qui génère également un trafic sur votre boite mail (vous vous plaignez que nous l’encombrions!), trafic qui sera considérablement réduit lorsque vos articles seront immédiatement accessibles en OA sur ORBi.

Si chaque institution procède de même, l’accès à l’information sera significativement facilité et accéléré. C’est le but même de l’OA. Il suppose néanmoins un effort initial de chacun. C’est pourquoi je me mobilise, chaque fois que j’en trouve le temps, pour convaincre mes collègues responsables des universités en Europe et dans le monde, en faveur de l’installation d’un dépôt institutionnel dans chaque établissement de recherche.

Croyez bien que tout ce processus est réfléchi dans l’intérêt des chercheurs et de l’Université et n’est aucunement une tracasserie « administrative » supplémentaire vide de sens, un « nonsense ». Il entraîne un léger « encombrement » des boîtes mails qui restera occasionnel en vitesse de croisière, en fonction de votre production scientifique. Je suis convaincu que vous mesurerez bientôt l’avantage considérable de cet outil face aux quelques désagréments bien réels qu’il occasionne. La publication (au sens de « rendre accessible ») de nos recherches est la manifestation tangible de notre activité de recherche et chaque chercheur est logiquement motivé à rendre son œuvre aussi largement publique que possible. C’est là le pari que nous prenons avec cette opération qui demande à l’ULg un effort considérable en ressources financières et humaines.

Merci de votre compréhension. »

Mais en général, ceux qui s’y sont frottés sont ravis et plusieurs ont eu la gentillesse d’exprimer leur satisfaction. Deux exemples sympathiques:
« Malgré mes réserves par rapport à l’idée d’un « chercheur transparent », je dois avouer que le programme est confortable et pratique, compliment aux responsables! »
«  Tout d’abord « félicitations ++++ » pour ORBI, un formidable outil. Je vais donc y archiver tout mon CV. »